Un proverbe Dioula dit : « Mogoh bè Kô gnini, kô tè Mogo gnini », « c’est l’homme qui cherche le problème et non le contraire ». Les difficultés, même, contournables restent une réalité régulière de tous. Il semble essentiel d’être bien outillés pour y faire face grâce à une compétence personnelle ou professionnelle cultivée au quotidien. Voici quatre conseils qui peuvent vous aider à affronter toute complexité pour une solution optimale.
Le sens du problème
Dans le processus de dénouement, il est important d’identifier l’origine du problème, sans cela, il sera difficile de le régler. Durant cette phase, on peut évoquer différentes configurations pour appréhender toutes les dimensions qui déterminent les causes. La méthode QQOQCP (quoi, qui, où, quand, comment, pourquoi) est souvent utilisée pour connaitre et comprendre l’étendue de la situation.
Quoi : décrivez le problème et ses conséquences.
Qui : quelles sont les personnes impliquées ?
Où : où se situe le souci ?
Quand : quand et depuis combien de temps dure la difficulté ? Quelle est sa fréquence ?
Comment : comment allez-vous procéder ? Quels moyens comptez-vous mettre en place ?
Pourquoi : quelles sont les raisons, les explications et les causes du dysfonctionnement ?
Au terme d’un tel exercice, on peut, en toute simplicité, être capable de définir clairement les motifs, ainsi que les facteurs connexes qui y contribuent.
Si le problème est complexe, il faut trouver sa racine ; c’est généralement le moyen le plus efficace pour le résoudre. Si la difficulté semble mineure, il est conseillé de sauter cette étape en passant immédiatement à la recherche de solution.
L’identification des causes
Une fois que la raison a été identifiée, ce qu’on appelle, la cause racine doit être trouvée afin d’avancer vers une ou des solutions appropriées. Un niveau de difficulté simple ou moyenne peut être résolu en utilisant la méthode des « cinq pourquoi », qui consiste à se demander « pourquoi » au moins cinq fois pour aller à la racine du problème. Par exemple, si le message est : « Je ne peux pas achever cette tâche ».
Cela nous induit à :
1. Pourquoi ne puis-je pas terminer cette tâche ? parce que je ne peux pas me concentrer
2. Pourquoi ai-je du mal à me concentrer ? Parce que je travaille sur plusieurs documents en même temps ;
3. Pourquoi dois-je traiter plusieurs documents en même temps ? Parce que je passe plus de temps sur d’anciens fichiers.
4. Pourquoi je passe plus de temps sur d’anciens fichiers ? Parce que je n’ai pas organisé mon travail à temps.
5. Pourquoi n’ai-je pas organisé mon travail à temps ? Parce que je n’ai pas suivi le planning de soumission.
La cause racine identifiée à l’aide des 5 pourquoi ici est en définitive dans l’exemple précédent, l’absence d’organisation, il aurait été donc opportun de suivre le planning de soumission.
Pour les questions complexes qui nécessitent d’identifier la source, l’un des outils les plus populaires est le diagramme d’Ishikawa, parfois appelé diagramme en arête de poisson. Cet outil est un moyen visuel et analytique qui répertorie les causes des problèmes, erreurs, et dysfonctionnements afin d’aider à la prise de décision pour corriger, réparer, adapter ou faire évoluer la situation.
La recherche de solutions
Lorsque les véritables origines du problème sont comprises, il est aisé de trouver des solutions. Les séances de réflexion et de remue-méninge sont idéales pour cela. Si l’on revient à l’énoncé ci-dessus, « Je ne peux pas terminer cette tâche », avec pour raison principale le manque d’organisation, les pratiques suggérées après le remue-méninge pourraient être :
L’amélioration de l’organisation
Le renforcement de la gestion du temps
L’optimisation de la documentation
Les actions correctives
Une fois que la cause première et la solution ont été identifiées, elles doivent être traitées pour l’obtention de résultats efficients. Dans cette optique, un plan d’action doit être élaboré, comprenant les dispositions correctives préventives ou curatives à engager avec des indicateurs de surveillance selon la méthodologie ci-après :
Classifier toutes les questions par ordre de priorité.
Se donner un délai pour l’achèvement des taches en cours.
Mettre une notification de rappel journalier.
Prendre une formation sur la gestion du temps et en organisation et méthode.
Après un délai raisonnable, l’application du plan d’action doit être suivie d’une évaluation des résultats, afin de mesurer la pertinence des étapes choisies et du changement obtenu.
Joseph JC KI-ZERBO
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